Финансовые коэффициенты Предварительный формуляр для муниципального образования Формуляр-отчет 1 Формуляр-отчет 2	Желательно, чтобы консультант от консалтинговой фирмы имел подробную инструкцию по технологиям своей работы. Данная страница сайта поможет составить необходимую документацию, отразив основные принципы работы. Документ первого типа Документ второго типа Обычно документы имеют формализованный характер и с трудом воспринимаются любым нормальным человеком, который не специализируется в юридической области. Формализованные документы удобны для начальников и чиновников, но не для исполнителей. Исполнитель должен знать логику работ, который отражает документ. Для исполнителей целесообразно иметь пособия, учитывающие специфику их работы и облегчающие восприятие основных требований. На основании пособия составляется краткая памятка, которая отражает важнейшие позиции пособия и формализованного документа. Ниже даются положения, которым целесообразно придерживаться консультантам при работе с клиентами. Выполнение Договора *юридическая сторона обеспечения безопасности* При направлении материалов (запросов, разработок, вариантов и так далее) указывать по какому договору они направляются (дата, номер и название договора). При необходимости повторного направления документа в письме писать слово "повторно". Если информация направляется по просьбе клиента, то сделать ссылку на просьбу с указанием канала получения просьбы (письмо, телефонный звонок или иное). Сразу после подписания Договора отправить предварительный запрос с указанием того, что он отправляется на основе подписанного Договора. Тем самым фиксируется первый день начала работы по Договору или последующего этапа работ. Составить график выполнения основных пунктов Договора. С основными пунктами графика ознакомить клиента, согласовать с ним приблизительный график командировок и встреч. Везде, где возможно, давать формулировки, соответствующие полностью формулировкам Договора, Технического задания и Технического предложения. Изменение формулировок, а тем более вольная их интерпретация, может привести к конфликту с клиентом. Это может привести к нарушению сроков выполнения работ, так как клиент может считать, что консалтинговые работы к данному сроку выполнено не полностью. Перерывы между контактами необходимо сокращать до минимума. Отсутствие контактов создает впечатление у клиента, что работы по Договору не ведутся. По возможности контакт должен происходить ежедневно. Для этого ищется информационный повод. В качестве информационного повода может быть очередной запрос на получение информации от Клиента. Если в работе предусмотрен длительный перерыв в контактах, то об этом необходимо сообщить клиенту и объяснить причину такого положения. Делать это надо в письменной форме, чтобы потом не было разного понимания в представленной клиенту информации о снижении частоты контактов. Сбор информации *условия для получения правдивой и полной информации* Сбор информации происходит в ходе любых контактов. Основные формы сбора информации являются: - Запросы для заполнения формуляров - Интервьюирование руководителей и ключевых специалистов - Обсуждение, как в плановом порядке, так и в неформальной обстановке - Протоколирование всех контактов: совещания, встречи, телефонные разговоры и тому подобное Протоколирование проводится сразу после контакта. Информация очень быстро забывается со временем. Как показывает практика, отложенное на одни сутки оформление протокола делает его короче примерно в 2 раза. При сборе информации нельзя - Давать оценки полученной информации, а тем более действиям клиента. Исключения составляют особые случаи, если действия клиента могут привести к срыву выполнения работ по договору. - Комментировать предлагаемые решения, так как это может повлечь изменение позиции клиента. Тем самым в дальнейшем выводы могут встретить возражения со стороны клиента не по причине ошибок анализа, а по факту смены позиции. - Давать собственное видение на решение отдельных проблем. Это типичная ошибка начинающих консультантов, которым хочется быстрее проявить себя перед клиентом. Любое видение на решение проблем может быть высказано только после полного сбора информации и обсуждения в кругу всех заинтересованных лиц. Интервьюирование должно проходить спокойно и не напрягать руководителя или специалиста. Они всегда проходит индивидуально, так как присутствие других людей может препятствовать полной откровенности. Не напрягать вопросами, которые могут восприниматься как экзамен. Интервьюируемый лучше всех знает свой участок работы, поэтому к нему всегда необходимо относиться с уважением. Не перебивать, если даже информация не совсем по теме. Вести себя очень корректно. Человек должен высказать все, что у него наболело. Необходимо учитывать, что это позволит лучше оценить морально-психологическое состояние коллектива для выработки реалистичного решения и для формирования команды по его реализации. Описание вариантов *точность информации и четкость выводов* Необходимо понять те варианты и то видение по анализируемому вопросу, которые фактически предлагает клиент. Не все руководители и не всегда способны сформулировать цели, проблемы и способы их разрешения. Не следует указывать на это или пытаться помогать с формулировками. Это может привести к искажению позиции руководителей и специалистов. Необходимо при ведении протокола отделить реальные факты от выводов, которые делает консультант в ходе собственного анализа. Необходимо учитывать, что разными руководителями и разными специалистами могут предлагаться различные варианты решения одних и тех же проблем. У них различные цели и различные видение проблем, мешающих развитию. Необходимо все варианты по целям, проблемам и их решению объединить в единую таблицу. Это поможет в разработке материалов при подготовке совещаний в форме круглых столов и проблемно-деловых игр. Желательно провести сравнение вариантов хотя бы по отдельным параметрам. Сравнение должно быть оформлено с помощью схем или таблиц. Наглядность сравнения позволяет лучше провести анализ, а также формализовать процесс обсуждения, сделать его более содержательным. Описание вариантов должно позволить построить те модели, которые реально используются руководителями и специалистами для принятия решений. Наличие различных моделей в одной и той же организации может служить одной из причин снижения эффективности решений до обращения за услугами к консалтинговой фирме. Но подобный вывод можно делать только после завершения всех консалтинговых работ. Организация обсуждения *планирование действий и четкое соблюдение плана* Выбрать форму обсуждения. Согласовать форму обсуждения с заказчиком работ. Составить план работы по обсуждаемым вопросам. Согласовать состав участников, дату и место проведения обсуждения. Составить план проведения обсуждения, обосновать и утвердить его у руководителя. В дальнейшем четко придерживаться утвержденного плана. Подготовить материалы и заблаговременно передать их заказчику. Участники обсуждения должны иметь достаточное время для изучения результатов анализа, успеть подготовиться к тому, чтобы защищать собственную позицию. Здесь не может быть спешки, так как обсуждение обычно позволяет зафиксировать в решении определенную позицию. Опасна не критика, которая раздается в ходе обсуждения. Опасно, если останутся подводные камни, которые потом не удастся преодолеть. При проведении обсуждения в форме Круглого стола или при использовании иной формы, которая требует совместно работы в одном помещении нескольких присутствующих, необходимо в обязательном порядке соблюдать следующую последовательность: 1. Преамбула. Напомнить всем присутствующим о целях всей работы. 2. Сформулировать цели данного обсуждения. 3. Сформулировать и закрепить регламент. 4. Контролировать ход обсуждения. Не допускать отвлечения на иные темы (тем более на те, которые могут нарушить ход обсуждения поставленных вопросов). Не допускать некорректных высказываний по действиям и по высказанным мнениям. 5. Цели должны быть достигнуты. Исключить наиболее часто возникающую ошибку, когда консультанту кажется, что можно превысить (улучшить) запланированный вариант. Должно быть достигнуто то, что утверждено руководителем. 6. Соблюдать регламент. В частности, необходимо уложиться в отведенное время. При желании присутствующих какие-то вопросы обсудить более детально, напомнить о регламенте (цели, время, порядок ведения). При этом можно согласиться, что более подробно можно обсудить потом (на следующей встрече, в конце обсуждения и так далее в зависимости от ситуации). 7. По окончании обсуждения сделать краткое резюме, зафиксировав итоги обсуждения. Убедиться, что в целом возражений нет (по итогам обсуждения). В случае если имеются различные мнения, то зафиксировать все мнения (с указанием персоналий). Подготовка отчетной документации и завершение этапов *юридическое оформление выполняемых работ* Обычно работа подразделяется на этапы. По завершению каждого этапа происходит оплата работ клиентом. Тем самым распределяются риски между консалтинговой компанией и клиентом (заказчиком работ). Техническое задание, Техническое приложение и Календарный план работ, являющиеся частью договора (обычно оформляется приложением к нему), определяет объем, сроки и содержание работ каждого этапа. Если клиент не удовлетворен очередным этапом работ, то он перестает оплачивать последующие консалтинговые работы (деньги, уже перечисленный на счет консалтинговой фирмы, ему не возвращаются). По окончанию каждого этапа оформляется документ, который подписывают заказчик работ (клиент) и исполнитель (консалтинговая фирма). В документе по завершению этапа указываются определенные позиции, которые ложатся в основу последующих работ. К примеру, могут быть зафиксированы цели, причины, препятствующие достижению целей. Тем самым каждый этап работ фиксирует определенные позиции, которые не могут быть изменены в дальнейшем. По крайней мере, дальнейшее изменение может произойти только при обоюдном согласии. Это необходимо делать, так как возможно изменение позиции со стороны заказчика работ на достижимость определенных результатов. Фиксация позволяет оставить неизменными достигнутые соглашения в ходе работ. В противном случае может возникнуть ситуация, когда достигнутые соглашения будут постоянно меняться, что приведет к затягиванию выполнения работ, а то и просто к невозможности со стороны консультантов завершить работы по договору. Любой отчетный документ (и этапные, и итоговый) должен содержать формулировки из Технического задания и Технического предложения. Отсутствие формулировок-цитат может быть воспринято клиентом, как выполнения иных работ. Еще раз обратите внимание на то, что каждый этап должен точно соответствовать Техническому заданию, Техническому предложению и Календарному плану работ. Консультант еще раз обязан сверить все формулировки Технического задания и формулировки документа, чтобы работы и выданные клиенту документы четко соответствовал договору. Документы, составленные для завершения этапов работ, в дальнейшем включаются в итоговый документ в полном объеме. Они могут быть дополнены новыми разделами и позициями, но из них не может быть изъято старое содержание, которое было согласовано в ходе проводимых работ. По окончании работ составляется акт о том, что очередной этап работ согласно договору завершен. Акт соответствует стандартной форме. Отличия минимальные, связанные с названием договора, его номером и датой его заключения. Работы, нацеленные на получение нового заказа *выполняя данную работу, думай о будущем* Необходимо продумать возможность размещения отдельных формулировок из Генерального соглашения в Итоговом документе. Последующие работы обычно определяются Генеральным соглашением. Оно может быть подготовлено в ходе проводимых работ консультантами. Наличие соответствующих формулировок в Итоговом документе может стать основанием для соглашения. Обычно лица, принявшие консалтинговые работы, должны провести определенную процедуру для заключения соглашения на последующие работы. Наличие соответствующих формулировок в Итоговом документе часто является для них основанием на проведение необходимых внутренних процедур для подписания договора на последующие работы. Не придумывай искусственных работ. Не включай те работы, которые клиент не считает для себя необходимыми. Лучше не выйти на новый заказ с данным клиентом, чем испортить с ним отношения. посмотрите комментарий консультанта Павла Петрова Продолжение	1 Предисловие 2 Познание мира через моделирование 3 Наше сознание и моделирование 4 Моделирование и ожидаемые результаты 5 Основа - согласование подходов 6 Активные и пассивные решения 7 Структура - основа моделирования 8 Открытость информации 9 Цели 10 Ниша деятельности 11 Инновации 12 Стандарты 13 Инвестиции 14 Участники процесса 15 Формирование команды 16 Дополнительная литература 17 Проблемы, обсуждаемые в СМИ 18 Анекдоты по теме